Philosophie von bitfarm-Archiv DMS

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist für den Anwender eine typische Windows-Applikation und einfach zu bedienen. Mit der übersichtlichen, dem Explorer bzw. Outlook angelehnten Oberfläche und der klaren Struktur der Ablagefächer, Suchfelder, Ergebnisliste und Dokumentendarstellung kommen auch "Nicht-EDV-Experten" nach kurzer Einführung sofort zurecht. Unter der "Motorhaube" ist bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement alles andere als einfach gestrickt – weitestgehende Automation sorgt für die Befreiung des Anwenders von Standardaufgaben.

Zuverlässige und wirtschaftliche Open-Source-Technologie

Wer einem elektronischen Dokumentenmanagmentsystem Belege und Dokumente anvertraut, der verlangt nach Sicherheit und Zuverlässigkeit. bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement basiert auf namhaften, bereits seit vielen Jahren von Unternehmen und Institutionen eingesetzten freien Softwarekomponenten. Zur Datenspeicherung wird z. B. die MySQL-Datenbank eingesetzt, die mittlerweile sogar von SAP zertifiziert wurde. Wie zuverlässig Open-Source-Technologie ist, zeigt das Beispiel Linux, welches u. a. hierdurch bekannt wurde. Der Einsatz von Open-Source-Technologie garantiert bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement nicht nur die Funktionalität und Zuverlässigkeit, sondern auch die geringen Gesamtkosten durch den Verzicht auf Lizenzkosten.

Flexibilität durch offene Architektur

Branchenunabhängigkeit zu bewahren, aber doch die nötigen Werkezeuge anzubieten, um auch sehr spezielle Anforderungen erfüllen zu können – dies war und ist von Anfang an bei der Entwicklung eine der wesentlichen Zielsetzungen. So kann bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement heute auch Funktionen darstellen, die bisher nur mit teurer Spezialsoftware abbildbar waren. Falls etwas noch nicht geht – dann kann über die offene Plugin-Schnittstelle die Funktionalität einfach programmiert und hinzugefügt werden, ohne das gesamte System ändern zu müssen.

Medienbarrieren entfernen

Den DMS-Gedanken weitergedacht, möchte man schnell neben Papier auch Office-Dokumente, E-Mails, Faxe, Zeichnungen und letztlich Dateien aller Art in das System integrieren. Der Schritt geht damit logisch weiter zum ECM und von dort in die Integration benachbarter Aufgabenfelder wie CRM, E-Procurement, Supply Chain Management usw. Diese medienunabhängige Plattform bietet bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement mit vielen Funktionen wie Versionierung, Check-in / Check-out, Export & Synchronisation usw. bereits an.

Integration mit vorhandenen Systemen

Eine sehr gute Integrationsfähigkeit in das Konzert der vorhandenen Programme im Unternehmen wie ERP, PPS, Warenwirtschaft, Mailsystem und Office ergibt sich ebenfalls aus der hohen Flexibilität und der offenen Architektur. Dabei stehen für alle gängigen betrieblichen Softwaresysteme fertige Schnittstellen für die Enterprise-Kunden bereit.

Zufriedene Kunden

Oberstes Ziel bei allen Bemähungen und Entwicklungsgrundsätzen ist immer der zufriedene Kunde. Bei bei lizenzkostenfreier Software zählen keine "schnellen Geschäfte", sondern zwangsläufig nur eine langfristige, positive und partnerschaftliche Beziehung zum Kunden. Neben einem guten Produkt kann dies nur durch perfekten Support erreicht werden. Bei bitfarm hat man dies erkannt: Jeder Enterprise-Kunde hat zu den vereinbarten Zeiten einen direkten und schnellen Zugriff zum gesammten Entwickler-Know-how, kompetente und zielorientiert arbeitende Kolleginnen und Kollegen des Supports stehen ohne große Vorlaufzeiten für Beratung, Konfiguration oder Problemlösung bereit.

Ergebnis

Resultat ist eine leistungsfähige, gut integrierte und funktionale Softwarelösung zu einem im Vergleich mit anderen Systemen sehr fairen Gesamtpreis – schließlich soll das DMS Kosten sparen und nicht unnötig Kosten verursachen sowie einfach und intuitiv zu bedienen sein, so dass die Anwender gerne damit arbeiten und es als echte Entlastung empfinden. Denn nur, wenn die Mitarbeiter auf dem Weg zum digitalen Dokument mitgenommen werden können, kann die Einführung eines DMS/ECM im Unternehmen eine Erfolgsgeschichte werden.

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement

Funktion und Möglichkeiten

Das bitfarm-Archiv Dokumentenmanagementsystem bietet alle Funktionen eines digitalen Archivsystems, Dokumentenmanagementsystems und Enterprise-Content-Management-Systems. Es erfasst manuell oder automatisch Papierdokumente über Scanner, Dateien, Office-Dokumente, E-Mails, Faxe, Zeichnungen, Bilder von verschiedenen Quellen. Die Speicherung erfolgt zentral auf dem Server, der dazu seine Kapazität bereitstellt. Die interne Ablage erfolgt dabei sowohl im originären Format, als auch in PDF/TIFF, wodurch eine langfristige Kompatibilität und Plattformneutralität sichergestellt ist.

Über die manuelle Verschlagwortung und/oder die automatische Indizierung und Sortierung erhalten die so gespeicherten Dokumente Suchbegriffe und Kategorisierungen, die dann in einer Datenbank gespeichert werden. Über den bitfarm-Archiv Viewer ist dann der Zugriff über das Netzwerk für alle Benutzer in Sekundenschnelle möglich – sicher einer der Hauptgründe für den Einsatz von bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement.

Durchsatz und Perfomance

Dank der performanten MySQL-Datenbank können selbst Dokumentenmengen von einigen Millionen in unter 10 Sekunden durchsucht werden – genau wie man es z. B. von Google kennt, denn dort kommt die gleiche Technologie zu Einsatz. Auch beim Import gibt es Funktionen zur Massenverarbeitung. So können mit entsprechend leistungsfähigen Scannern viele tausend Dokumente pro Tag verarbeitet werden. Ist ein einziger Server dabei zu langsam, skaliert bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement problemlos auf mehrere Server zur Lastverteilung. Es können auch ganze Stapel von gemischten Dokumenten in einem "Rutsch" gescannt werden, die bitfarm-Archiv-Software sorgt automatisch für die Trennung der einzelnen Dokumente und Sortierung in unterschiedliche Zielarchive.

Integration und Zusammenarbeit

Weitreichende Integrationsmöglichkeiten machen den Einsatz von bitfarm-Archiv flexibel und komfortabel. Dokumente aus den meisten Verwaltungs-, ERP-, PPS- und Warenwirtschaftssystemen können automatisch übernommen werden. Der bitfarm-Archiv Client ist komplett fernsteuerbar, eine entsprechende Applikation ist bereits mitgeliefert, so dass auch ohne Programmieraufwand bereits aus vielen Systemen heraus einfach per Tastenkombination passende Dokumente in bitfarm-Archiv angezeigt werden können.

Die Integration in das Windows-Betriebssystem und die wichtigsten Menüs sowie in die gängigen Office-Produkte (auch OpenOffice), vereinfachen für den Benutzer das Arbeiten mit Dateien, E-Mails und Faxen. Dabei dient bitfarm-Archiv nicht nur dem einfachen Ablegen und schnellen Wiederfinden der Dokumente, sondern bietet umfangreiche Managementfunktionen, die auch noch größtenteils automatisch ohne Zutun aktiv werden: Versionierung, Protokollierung, Änderungsüberwachtung, Mutter-Tochter-Relationen und Dokumentenhistory sind einige Stichpunkte.

Dokumentenorganisation

Über Verknüpfungen werden inhaltliche Beziehungen der Dokumente untereinander transparent. So gehören Dokumente z. B. zu einem Auftrag oder Projekt. Ein Lieferschein gehört zu einer Rechnung und ggf. zu einem Angebot und einer Bestellung, wobei zu einer Rechnung auch mehrere Lieferscheine gehören können. Eine Word-Datei gehört möglicherweise zu einer E-Mail, mit der sie geschickt wurde bzw. zu einer anderen Word-Datei, aus der sie erstellt wurde. Gleichzeitig gehören alle diese Dateien zu einem gemeinsamen Projekt, Produkt, Vorgang etc.

Abbilden von Arbeitsprozessen

Ein in bitfarm-Archiv integriertes Benachrichtigungssystem schickt die Dokumente manuell oder automatisch auf die Reise. Das System kann, muss aber nicht, auch mit den meisten E-Mail-Systemen dabei ergänzend oder ausschließlich zusammenarbeiten. Per Serverregel kann anhand von Kategorien oder bestimmten Dokumenteneigenschaften einer oder mehreren Personen oder Gruppen ein Verweis auf das Dokument mit Arbeitsauftrag geschickt werden. Ist eine Person oder ein Gruppenmitglied fertig mit der Bearbeitung, dann können weitere Benachrichtigungen oder andere Aktionen folgen. Der Aufbau von komplexen sequentiellen und parallelen Abläufen ist damit möglich.

Nachvollziehbarkeit und Sicherheit

Informationen zu diesen Abläufen kann die Datenbank selbstständig, aber auch in Form von elektronischen Notizen, Stempeln usw. direkt grafisch auf dem Dokument erfassen, so dass sich für Benutzer im Vergleich zum Papier nicht viel ändert. Nach dem Dokumentenstatus kann auch direkt gesucht werden, z. B. alle Dokumente eines Zeitraumes zeigen, die noch nicht bezahlt sind, o. ä. Wer ein Dokument mit welchem Ergebnis bearbeitet hat, wird übrigens zu jedem einzelnen Dokument unveränderbar in der History aufgezeichnet, so dass Arbeiten transparent werden. Für jeden Arbeitsprozess gibt es überdies einen oder mehrere Controller, die direkten Einblick in den Workflowablauf haben und z. B. bei Zeitüberschreitungen eingreifen können.

Damit nicht jeder Benutzer Einblick in vertrauliche Dokumente bekommt, sorgt ein fein abstufbares Rechtesystem für Sicherheit. Es basiert dabei auf den Benutzerrechten auf Betriebssystemebene, z. B. in der Windows-Domäne oder dem Active-Directory, so dass eine ganzheitliche Sicherheitsbetrachtung möglich ist. Wer Information wie benutzt, wird überdies protokolliert, z. B., wer wann ein Dokument an wen per E-Mail sendet, ausdruckt etc.

Flexibilität und Anpassbarkeit

Dank Open-Source-Technologie und dem Einsatz einer Scriptsprache auf dem Server für alle nicht zeitkritischen Operationen kann das System sehr einfach an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden. So gibt es z. B. Plugin-Schnittstellen, an denen einfach individueller Code beispielsweise in die Dokumentenverarbeitungsprozesse "eingeklinkt" werden kann, der dann Spezialaufgaben ausführt. Nicht nur die Plugins, auch die Clientoberfläche und die Datenbank sind für verschiedene Aufgabenstellungen vielseitig konfigurierbar. Das macht bitfarm-Archiv im Vergleich mit anderen namhaften Produkten zur flexibelsten DMS/ECM-Lösung, wie erst kürzlich von der Robert-Bosch GmbH bestätigt wurde.

Zugriffsmöglichkeiten

Sollen Außendienstmitarbeiter oder Filialen angebunden werden, so können die gängigen VPN oder Terminalmethoden verwendet werden. Es können auch eigene bitfarm-Archiv Server an den jeweiligen Standorten installiert werden – mit dem bitfarm-Archiv Client kann man bei Anmeldung dann auswählen, mit welchem Server man sich verbinden möchte. Für den schnellen Zugriff auf die archivierten Dokumente unterwegs ohne Netzwerkzugang können selektiv Teile, oder gar das ganze Archiv auf DVD, USB-Stick etc. exportiert werden. Dabei wird gleich eine Datenbank samt bitfarm-Archiv Offlineviewer mit auf das Medium gepackt, so dass fast wie im Netzwerk gearbeitet werden kann.

bitfarm-Archiv erfüllt alle Anforderungen an ein revisionssicheres Archivierungssystem.

Digitale Archivierung

Digitale Archivierung und Erfassung hat Vorteile gegenüber der klassischen Ordnerablage. Informationstransparenz, vor allem eine je nach Dokumenten­menge deutliche Zeit- und Kosten­ersparnis.

Dokumentenmanagement mit vielen Vorteilen

Das bitfarm-Archiv DMS erfasst Dokumente im Idealfall mit nur einem Knopfdruck von Arbeitsplatz- und Netzwerkscanner. Auf dem Server findet vollautomatisch eine Indizierung statt; leistungsstarke OCR- und Barcodekomponenten lesen die wichtigsten Dokumenten­informationen und speichern diese in die Datenbank.

Die bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Serverregeln, welche vom Administrator erstellt werden können, stellen ein ausgefeiltes Werkzeug dar, um Dokumente anhand bestimmter Eigenschaften zu sortieren. Mit dem bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement Viewer ist der Zugriff eine Sache von Sekunden – selbst bei Archiven mit mehreren Millionen Dokumenten.

Massenverarbeitung von Dokumenten

Auch Massenverarbeitung von Dokumenten ist möglich. Hier benutzt man Barcodes, die jeweils auf der ersten Seite eines Dokuments platziert werden. So kann das System die Grenzen der Dokumente erkennen und vollautomatisch die Trennung, Sortierung und Verschlagwortung durchführen. Das Scannen großer Dokumentenstapel mit entsprechenden Scannern kann so realisiert werden.

ERP- und Warenwirtschaftssystem profitieren vom DMS-Server: Informationen über alle neu eingestellten Dokumente, z. B. der jeweilige Barcode, Schlagworte, Speicherort der TIF-Datei bzw. Doclink im Archiv-Viewer werden stets als Textdatei exportiert, so dass eine Zusammenarbeit unproblematisch möglich ist. Der Client bitfarm-Archiv Viewer lässt sich fernsteuern, so dass eine Integration mit führenden ERP-Systemen einfach zu realisieren ist.

Revisionssichere digitale Archivierung

Sollen Dokumente revisionssicher gespeichert werden, können die Dokumente mit dem Dokumentenmanagement­system in einem Soft-WORM bereich abgelegt werden. Das Soft-WORM Verfahren ist dokumentiert und wird von den Finanzbehörden anerkannt. Dokumente müssen so unter bestimmten weiteren Voraussetzungen nicht mehr im Original aufbewahrt werden. Alternativ können auch Hard-WORM Laufwerke oder Jukeboxen zum Einsatz kommen.

Workflowmanagement

Dokumentengebundene elektronische Arbeitsprozesse

Ist eine elektronische Dokumentenablage gut organisiert und für alle Beteiligten logisch und nachvollziehbar aufgebaut, so ist ein wesentliches Ziel beim Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems erreicht, da Ablage und Retrieval nach kurzer Einarbeitungszeit schon wesentlich schneller funktionieren, als mit der herkömmlichen Papierablage.

Generelle oder selektive Dokumentenverteilung nach definierten Eigenschaften

Zur Vervollständigung bzw. zur weiteren Optimierung können auch Dokumentenprozesse mit bitfarm-Archiv auf vielfältige Art abgebildet werden. Sowohl manuell als auch automatisch per Serverregel lassen sich Dokumente anhand bestimmter Eigenschaften – sowohl nach Dokumenteninhalt, Kategorie / Ablageort aber auch nach Feldvariablen und User-(Pflicht-)Eingaben – an Mitarbeiter verteilen. Arbeitsaufgaben zu dem jeweiligen Dokument werden dabei gleich als Info mitgegeben.

Informationstransparenz nicht erst nach Bearbeitungsende

Die systemeigene Dokumentenwiedervorlage ist der "Postkorb", der für jeden User separat die zu bearbeitenden Dokumente mit Arbeitsanweisungen vorhält. Dabei bleiben die Dokumente physikalisch immer an der gleichen Position, so dass sie trotz "Postkorb" von den anderen Usern gefunden und gelesen werden können – so die Berechtigungen entsprechend gesetzt sind.

Statusübersicht, Controlling und Dokumentation

Die Ergebnisse der Dokumentenbearbeitung werden anhand von Statusfeldern/-knöpfen dokumentiert – hiernach kann auch gezielt gesucht werden. In allen Fällen können auch Notizen ("Post-its"), Stempel und andere grafische Werkzeuge genutzt werden, um auf Besonderheiten aufmerksam zu machen.

Komplexe Workflowkaskaden und parallele Prozesse

Ist die Bearbeitung bei einem Benutzer beendet, ermittelt bitfarm-Archiv den nächsten Bearbeiter und legt das Dokument ggf. mit einem weiteren Arbeitsauftrag in dessen Postkorb, bis der Workflow beendet ist.

Workflows können nicht nur auf Einzeluser, sondern auch auf Gruppenebene definiert werden. Hier kennt das System unterschiedliche Bearbeitungsmodi, z. B. selektiv oder kumulativ ("Einer für Alle"), um den Aufbau unterschiedlichster Szenarien zu ermöglichen.

Allgemeine Merkmale in Stichpunkten

1. Client-Server-Software für die Microsoft-Plattform (Linux eingeschränkt möglich).
2. Skaliert ab 5 bis ca. 10.000 User.
3. Skaliert von 1 bis 256 Server pro Standort zur parallelen Dokumentenverarbeitung.
4. Verarbeitet bis zu 100.000 neue Dokumente/Tag.
5. Speichert bis zu 1.000.000.000 Dokumente/Datenbank.
6. Ca. 60 kB pro Dokumentenseite – daher heute Speicherung von vielen Millionen Dokumenten auf handelsüblichen Standarddatenträgern möglich.
7. Durchsucht 5.000.000 Dokumente in 4 Sekunden (Volltext!).
8. AD- und LDAP-Unterstützung für einfache und zentrale Benutzer- Gruppen- und Rechteverwaltung in großen Netzen
9. Mehrere Standorte/Mandanten werden unterstützt.
10. Dedizierter Server in Windows-Domäne empfohlen, bei kleinen Installationen kann auch XP als "Server" eingesetzt werden. Linux oder Novell parallel als File- und Datenbankserver einsetzbar.
11. Erkennt und verarbeitet Scans, Windows-Druckjobs, COLD-Druckjobs, Faxe, E-Mails und folgende Dateitypen: TIF, PDF, JPG, BMP, PNG, GIF, alle Office und OpenOffice-Formate, Vorlagen (.dot), CAD-Zeichnungen (DWG, DXF, PLT usw.), ZIP (wird aktiv entpackt und Dateien als Einzeldokumente behandelt) und viele andere Formate. Unbekannte Formate lassen sich einfach einbinden.
12. Massenverarbeitung/-scan von Papierstapeln mit automatischer Sortierung nach Typ, automatische Erkennung von Dokumentengrenzen, Barcodeauswertung.
13. Dokumentenerfassung für den Benutzer einfach mit einem einzigen Mausklick oder Druck auf die Scannertaste möglich.
14. Automatische Volltextindizierung durch leistungsstarke OCR-Komponente, über 99, 8 % Genauigkeit bei klaren Vorlagen. Bei schlechten Vorlagen kann über intelligente Scaneinstellungen häufig noch ein gutes Ergebnis erreicht, bzw. per Barcode indiziert werden.
15. Umfangreiche ECM-Funktionen für die unterschiedlichsten Dateiformate: Versionierung, Mutter-Tochter Relation, Verknüpfte Dokumente, Aus- / Einchecken, Stati, frei definierbare Datenbankfelder, etc.
16. Vollständige Unterstützung der Prozesse und Dokumentationen zur Umsetzung von ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 9241, ISO 22000 und ISO 16949
17. Typische Windows-Bedienoberfläche, dadurch für Windows-gewohnte User geringe Eingewöhnungszeit und bestmögliche Akzeptanz.
18. Geringer Schulungsaufwand durch selbsterklärende, intuitive Oberfläche mit direkter, großer Dokumentendarstellung.
19. Komplette Integration in die wichtigsten Windows-Menüs und MS-Office bzw. Open-Office.
20. Automatische revisionssichere Archivierung sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails incl. Anlagen direkt aus Outlook, Exchange, Notes, David, Thunderbird, u.a.
21. Verschiedene Suchmethoden können einfach miteinander kombiniert werden: globale Schlagwörter, spezielle Datenbankfelder (z. B. Auftragsnummer, Rechnungsnummer, Person), Kategorien, Datumsvariablen und -bereiche, Benutzer, Volltext, Status.
22. Datenbankfelder, Status, Kategorien etc. sind flexibel definierbar und bilden so eine individuell an die Unternehmens-/Institutionsbedürfnisse angepasste Ablagestruktur.
23. Flexibles Regelsystem erlaubt komplexe Definitionen zum automatischen Sortieren, Verschlagworten, Benachrichtigen.
24. Workflowsystem generiert automatische Arbeitsabläufe auf Mitarbeiter- oder Gruppenebene. Sequentiell, parallel und kaskadiert können verschiedenste Szenarieren abgebildet werden.
25. Controlling-Funktion durch Vorgesetzte, voll durchsuchbare Dokumentenstatus.
26. Eine automatische Formularerkennung liest bei bekannten Dokumententypen bestimmte Felder direkt auf dem Dokument aus. Kunden-, Mandanten-, Projekt- oder Auftragszugehörigkeit kann so z. B. automatisch erkannt werden.
27. Alles, was automatisiert werden kann, lässt sich auch manuell steuern, z. B. Dokumentenverteilung.
28. Verknüpfungen geben inhaltliche Beziehungen der Dokumente archivübergreifend an.
29. Frühe/späte Verschlagwortung, frühe/späte OCR möglich.
30. Kommentare, Stempel, Beschriftungen etc. sind als eigene Layer auf Dokumente aufbringbar. Öffentliche Layer, private Layer, Berechtigungen zum Lesen/Ändern von Notizen setzbar.
31. Umfangreiches Berechtigungssystem regelt feingliedrig alle Funktionen für die verschiedenen Archive und Ablageorte auf Benutzer und Gruppenbasis: Suchberechtigung, Lesen, Notizen, Stempel, Drucken, E-Mail versenden, Verknüpfungen, Verschieben, Ändern von Feldern und Stati usw.
32. Die History protokolliert für jedes Einzeldokument unveränderbar alle Aktionen – wer hat wann eine Notiz aufgebracht oder geändert, wer hat Datenbankfelder wann wie geändert, sogar das Lesen eines Dokumentes kann protokolliert werden.
33. Konfiguration von "überwachten Ordnern" zum automatischen Import.
34. Zukunftssichere und plattformunabhängige Speicherung im TIFF-/PDF/A-Format, automatische Umwandlung aller Fremdformate unter Beibehaltung der originären Daten, dadurch barrierefreies Arbeiten möglich.
35. Das originäre Format bei Dateien wird ebenfalls gespeichert, ECM-Funktionen wie bearbeitbar/revisionssicher, Mutter-Tochter-Relation und Versionierung.
36. Revisionssicheres Archivsystem, WORM oder andere Datenspeicher transparent einbindbar.
37. Zugriff von außerhalb des Netzwerkes über VPN oder Terminal möglich.
38. Zugriff auf das Archiv auch ohne Online-Zugang per Generierung und Mitnahme eines Offline-Archives.
39. Durch Einsatz von Scriptsprachen auf dem Server und Plugin-Schnittstellen einfach für spezielle Aufgabenstellungen erweiterbar.
40. Integration in die Standard-Windows Menüs genauso wie in die Office-Programme
41. Zahlreiche fertige Schnittstellen erlauben sofort die Zusammenarbeit und komplette Integration mit vielen verschiedenen Verwaltungs-, ERP-, PPS-, FiBu-, und Warenwirtschaftssystemen.
42. MAPI-Unterstützung und eigene SMTP-Engine, sowie Integration in Outlook, Notes, Exchange, Thunderbird, David, u.a. erlaubt das nahtlose Zusammenspiel mit der vorhandenen E-Mail-Infrastruktur.
43. Stabilität durch Einsatz von bereits jahrelang bewährten Open-Source-Komponenten.
44. Keine Lizenzkosten, faire Planungs-, Installations-, Schulungs- und Wartungskosten.

Kosten & Lizenzierung

bitfarm-Archiv wird größtenteils auf Open-Source-Basis entwickelt. Daher gibt es keine Lizenzkosten, außer für optionale Komponenten von Drittanbietern wie die Omnipage OCR bzw. MS Office auf dem Server, die in der Gesamtkostenbetrachtung vernachlässigbar sind. Lizenztechnisch spielt es keine Rolle, wie viele Arbeitsplätze mit der Software ausgestattet werden sollen oder Benutzer damit arbeiten, egal wie viele Dokumentenquellen erschlossen werden oder Scanner angebunden werden. Einzig Planungs-, Konfigurations-, Schulungs- und Supportaufwand sind natürlich von der Installationsgröße und den Anforderungen abhängig.

Kostenfrei ist ebenfalls die persönliche Beratung und Demonstration der Software, gerne im Rahmen einer ressourcenschonenden Online-Präsentation.

Fällt die Entscheidung für bitfarm-Archiv DMS, so sind Planung vor Ort im Rahmen eines Workshops (Planung des DMS nach Analyse der Dokumententypen, Kategorisierung, Ablagestruktur und Verteilung, Arbeitsprozesse und Workflow, Zugriffsberechtigungen, Dokumentenlebensdauer), Installation und Konfiguration, Einweisung des administrativen Personals und nach Wunsch Mitarbeiterschulung kostenpflichtige Dienstleistungen.

Nach der Inbetriebsetzung und Übergabe sind durch den bitfarm-Softwaresupport die Leistungen zur Sicherstellung des reibungslosen Betriebes wie Hotline, Helpdesk und Technikerunterstützung per Fernwartung oder vor Ort erhältlich. Auch alle Updates und Patches sind hier ohne Zusatzkosten inbegriffen. Für Individualentwicklungen und Technikereinsätze zur geplanten Systemerweiterung wird ein reduzierter Stundensatz angesetzt. bitfarm-Archiv DMS ist darüber hinaus gut dokumentiert, so dass der Administrator vor Ort auch komplexere Konfigurationen selbst übernehmen kann. Lässt man alle Faktoren in eine Gesamtkostenbetrachtung gegen&uumAl;ber anderen, ähnlich leistungsfähigen Systemen einfließen, so stellt bitfarm-Archiv eine vergleichsweise wirtschaftliche Lösung zur Dokumenten- und Wissensorganisation dar.

Durch die typische, Explorer-ähnliche Benutzeroberfläche, die einfach zu bedienenden Suchfunktionen und die große Dokumentendarstellung gelingt es ohne hohen Schulungsaufwand, die Benutzer mit den Programmfunktionen vertraut zu machen. Die schnelle MySQL-Datenbank sorgt dann im Alltag für Zugriffsgeschwindigkeiten, wie man Sie sich vielleicht auch von anderen Programmen wünschen würde. So wird das Arbeiten mit elektronischen Dokumenten nicht nur schneller und effizienter, sondern macht auch mehr Spaß!

Insgesamt fallen bei Einführung und Betrieb von bitfarm-Archiv DMS nicht mehr Dienstleistungs- oder Supportkosten an, wie bei anderen Enterprise-Dokumentenmanagementsystemen auch. Lizenzkosten entstehen dagegen keine.

Dokumentenorganisation in Unternehmen

Wer auftrags- und projektbezogen arbeitet benötigt Funktionen, um die elektronischen Dokumente entsprechend organisieren zu können. Neben einer formalen Gliederung sind die inhaltliche Zugehörigkeit, Projekt- oder Auftragsname und -nummer meist elementare Such- und Ablagekriterien.

Flexible Kategorisierungsmöglichkeiten

bitfarm-Archiv bietet viele Möglichkeiten und Wege, um eine entsprechend passende Struktur aufzubauen. Neben dem Explorer-ähnlichen Baum stehen Datenbank- und Steuerfelder zur Verfügung, die dynamisch, je nach Kategorie und Anforderung, geschaltet werden können.

Dokumentenverknüpfungen bilden n <-> n Beziehungen zwischen Dokumenten ab. Ein Dokument ist dabei nicht zwingend nur Mitglied in einem Vorgang, sondern kann in verschiedensten Projekten und Kontexten vorhanden sein.

Automatische Sortierung, Auftrags- und Projektzuordnung, Verschlagwortung

Die Zuweisung und Pflege der Verknüpfungen und Datenbankfelder muss nicht zwingend händisch erfolgen – die bitfarm-Archiv Serverregeln bieten vielfältige Möglichkeiten, um Zuordnungen auch automatisch laufen zu lassen.

Auch Vorauswahlen, z. B. Kunden- und Lieferantenlisten stehen als Drop-Down-Boxen zur Verfügung. Diese können voll- oder teilautomatisch aus ERP-Systemen übernommen werden.

Elektronischer Dokumententransport

Diverse Dokumentenverteilmechanismen sorgen dafür, dass Dokumente auf elektronischem Weg schnell dort ankommen, wo Sie gebraucht werden, z. B. direkt im Betrieb bei den jeweiligen Mitarbeitern. Mit Controlling und Dokumentenhistory sind Werkzeuge zur Überwachung der Workflows integriert.

Branchenunabhängigkeit

Die Möglichkeiten, die bitfarm-Archiv hier zur Verfügung stellt, sind nicht nur auf einige wenige Branchen anwendbar. Durch die von Grund auf offene und flexible Architektur gibt es kaum einen Anwendungsfall, wo nicht eine gute bis sehr gute Adaption möglich ist. Ein Blick in die Referenzen zeigt einige Beispiele.